Nový občanský zákoník s sebou přinesl mnoho změn. Jednou z nich je i přímý zápis do obchodního rejstříku notářem. Zároveň dnem 1.1.2014 vstoupil v účinnost zákon o obchodních korporacích a zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, který v ustanoveních § 108–118 zavádí nový systém.
Cílem této změny je zmenšení rejstříkové agendy a zároveň ulehčení rejstříkovým soudům, které jsou dnes podáními zahlceny. Přímý zápis by měl pak zjednodušit, zrychlit a zlevnit proces zakládání nových firem pro podnikatele. Co tedy tato novela do praxe přinesla?
Za dodržení zákonem stanovených podmínek je možné, aby notář na žádost oprávněné osoby zapsal zapisované skutečnosti do obchodního rejstříku.
Pro přímý zápis do obchodního rejstříku musí být splněny následující podmínky:
- zapisované skutečnosti musí mít podklad v tzv. podkladovém notářském zápisu , kterým je notářský zápis, nebo notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby, což se v praxi týká hlavně rozhodnutí valných hromad;
- podkladový notářský zápis musí obsahovat vyjádření notáře o tom, že obsah právního jednání je v souladu s právními předpisy a se zakladatelským jednáním právnické osoby;
- notáři byly předloženy všechny listiny, které zákon vyžaduje za účelem zápisu do obchodního rejstříku nebo pro založení do sbírky listin;
- osoba oprávněná k podání návrhu na zápis o to požádá.
Jak se změní cena založení společnosti? U notářského prvozápisu akciové společnosti je cena 8.000,– Kč, u prvozápisu jiné osoby 2.700,– Kč, u změny zapsaných údajů 1.000,– Kč a neziskové spolky jsou od poplatku za zápis i změny osvobozeny úplně. Pro srovnání dosavadní prvozápis u akciových společností stál 12.000,– Kč, u jiných osob 6.000,– Kč a u změny údajů 2.000,– Kč.
Změna je i ve lhůtách a celém procesu zápisu. Na rozdíl od rejstříkového soudu, který je vázán pětidenní lhůtou, musí notář provést zápis bez zbytečného odkladu. Ovšem pojem „bez zbytečného odkladu“ není dostatečně ostrý. Figuruje až u posledního kroku, a to samotného zápisu.
Při zápisu notářem není lhůta pevně stanovena a záleží na uvážení notáře a jeho časových možnostech, ve kterých zápis stihne.
Přenesení agendy na notáře v souvislosti s novým Občanským zákoníkem ukázalo, že notáři takový nápor práce personálně nezvládají. Nový občanský zákoník nařídil přizbůsobení zakladatelských dokumentů společností. Dnešní situace je taková, že rok po účinnosti NOZ je přizbůsobeno pouze 20% zakladatelských dokumentů. Nová úprava řeší hlavně poslední krok a to vlastní zanesení do obchodního rejstříku. Místo fyzického nošení formulářů na vklad společnosti do obchodního rejstříku k rejstříkovým soudům, notář zanese informace do rejstříku sám.
Jak se změnil dosavadní proces:
V dnešní době je velmi hojně využívanou službou založení společnosti „na klíč“. Děje se tak zejména z důvodu, že pro zápis nové obchodní společnosti do obchodního rejstříku je nutné doložit nikoli jen notářský zápis o zakladatelském jednání ale rovněž i souhlas s umístěním sídla společnosti, souhlas se zápisem osob do veřejného rejstříku, čestné prohlášení členů statutárního orgánu o splnění jednotlivých podmínek pro výkon funkce, prohlášení správce vkladu o splnění vkladové povinnosti, potvrzení od banky o složení vkladu a po založení živnosti i výpis z živnostenského rejstříku. Získání všech těchto dokumentů a vyžaduje znalosti konkrétní právní úpravy a praktické zkušenosti, které většina začínajících podnikatelů nemá.
Jinými slovy k notáři se začínající podnikatel dostavil toliko na počátku pro notářský zápis o založení společnosti a dále bylo výhradně na jeho časových možnostech, kdy souhrnnou dokumentaci předložil na podatelně soudu.
Jak tento proces probíhá v nové úpravě
V tomto se proces dle nové právní úpravy nijak nezměnil, neboť notář je pouze posledním článkem, který zapíše údaje a nahradí tak podatelnu soudu. V tom případě by si musel klient všechny dokumenty zařídit sám, čímž by se pro něj celý proces značně.
Zákon notářskému zápisu přiznává kvalifikované právní účinky jež spočívají v předpokladu jejich pravdivosti a zákonnosti.
Současná procesní úprava tento předpoklad odráží v registračním principu, kdy je rejstříkový soud oprávněn přezkoumat formální předpoklady návrhu a předpoklady hmotněprávní pouze dílčím způsobem (pokud nemají zapisované údaje podklady notářském zápisu. Dílčí segment materiálního přezkumu tak dělá notář a ten také odpovídá za tuto agendu. Směřovalo se tedy k registračnímu principu, reálný zápis ale vždy na konci činil soud.